Общая информация о системе: меню, разделы и навигация¶
Раздел “ЗАКАЗЫ”¶
1. Таблица заказов¶
Вся работа со сделками проходит в разделе “Заказы” меню “CRM”.
Вверху страницы расположены статусы сделок, под ними - столбцы с базовой информацией о заказах (дата/время, статус, менеджер, товары, контакт, телефон, сумма).
Рядом с каждым наименованием столбца есть фильтр, с его помощью можно сортировать данные по определенным критериям. Для этого необходимо выбрать параметр из списка и нажать кнопку “Применить”.
В левом верхнем углу страницы расположен значок “Настройка таблицы”, здесь находятся инструменты для работы с заказами. К примеру, можно изменить расположение статусов и столбцов, а также удалить или добавить новые.
Для того, чтобы поменять очередность столбцов, нужно выбрать “Настройка столбцов”. В открывшемся окне с помощью мышки переместить выбранную строку на нужную позицию. Также здесь можно создавать другие колонки, нажав кнопку “Добавить столбец”.
Чтобы добавить новый столбец, следует выбрать один из перечисленных вариантов и кликнуть на значку “+”. После этого он сразу же появится в окне “Настройка столбцов таблицы”.
Подтвердить изменения можно с помощью кнопки “Сохранить”.
Для настройки очередности статусов необходимо снова кликнуть по значку “Настройка таблицы” и выбрать “Сортировка статусов”. После того, как изменения будут внесены, нажать кнопку “Сохранить”.
Фильтр в “Настройках таблицы” отвечает за сортировку заказов одновременно по нескольким критериям (комментарии, контакт, дата/время изменения, товары, телефон и т.п).
С помощью действия “Скачать” можно загрузить на свой компьютер все сделки с таблицы заказов. Доступные форматы для скачивания: xlsx, csv, tsv.
Функции “Выделить все заказы на странице” и “Снять все выделения” открывают доступ к быстрому взаимодействию со сделками.
Чтобы отметить один или несколько заказов, достаточно кликнуть по специальной иконке, расположенной рядом с каждой сделкой.
Все заявки, которые поступают от клиентов с сайта, можно просмотреть в “Списке обращений”.
Для взаимодействия с реестрами в “Настройках таблицы” есть специальная функция — “Список реестров”.
Она открывает доступ к перечню созданных в CRM реестров Новой Почты, которые можно распечатать или расформировать через специальное меню.
При выделение какого-либо заказа внизу страницы появляется меню “Действия”. Оно позволяет выполнять различные манипуляции со сделками (удалить заказ, изменить менеджера, отправить сообщение, распечатать/создать накладные, добавить в реестр НП, изменить отдел).
2. Как создавать сделки в R7K12 CRM¶
Для добавления нового заказа в систему, необходимо нажать на значок “+” в правом нижнем углу страницы.
Откроется новое окно, куда следует внести всю известную о сделке информацию. Заполните поля в блоке “Покупатель”: укажите имя, фамилию и контактные данные клиента.
Здесь также можно отправить единичное сообщение клиенту или позвонить. Чтобы это сделать, воспользуйтесь специальными кнопками “Отправить сообщение” или "Позвонить".
Выберите шаблон SMS или введите новый текст для уведомления, после чего нажмите на кнопку “Отправить”.
После внесения данных о покупателе, нужно заполнить карточку заказа. Выберите менеджера, ответственного за сделку, способ оплаты товара, сайт и отдел. Некоторые поля заполняются автоматически, а именно “Название” и “Доход” (после добавления товара). Но их значения можно прописать и вручную.
Поле “Комментарий” служит для заметок. Сюда вносится важная информация, касающаяся заказа. К примеру, напоминание о смене даты отправки, акциях, скидках и т.д.
В блоке “Дополнительные данные” содержатся поля, созданные в разделе “Настройки”. Они содержат более углубленную информацию о заказе, включая идентификатор визита, IP-адрес клиента, параметры запроса, домен и многое другое.
Добавить товар можно с помощью кнопки с соответствующим названием, расположенной в блоке “Товары”.
В появившемся окне выберите товар из списка и укажите его количество. Затем нажмите кнопку“Добавить”. При этом в открывшейся таблице товаров будет отображаться остаток продукции на складе.
Если нужный товар отсутствует, его можно создать в этом же окне, нажав на кнопку "Создать новый товар" (внизу таблицы). Все позиции товара, которых на складе осталось меньше 1 штуки, выделены красным цветом.
Подробнее о заполнении карточки товара написано в разделе “Склад”.
В карточке заказа есть отдельная вкладка для товаров, которые были проданы клиентам в дополнении к основному заказу. Это позволяет фиксировать количество допродаж в системе и вести по ним отдельный учет.
После добавления товар должен отобразиться в карточке заказа. Для того, чтобы его удалить, нажмите на значок урны в конце строки.
Над блоком "Товары" расположена строка для выбора статуса заказа — "Статус". По умолчанию всегда стоит “Первичный контакт”, но можно поставить и другой.
Блок “Доставка” содержит полную информацию об отправлении. Для формирования электронной накладной необходимо нажать кнопку “Создать ЭН”.
В открывшемся окне заполнить обязательные поля и нажать кнопку "Сохранить".
После этого система сгенерирует номер электронной накладной и он отобразится в поле “Номер ЭН”. Если вам необходимо по каким-либо причинам изменить номер ЭН в заказе, нажмите на специальную кнопку “Вписать номер ЭН” и введите подходящий номер.
В поле “Дополнительная информация об отправлении” можно продублировать какие-либо важные данные из карточки заказа (комментарий, товары). Внесенная информация будет отображена в ЭН, что поможет быстрее ориентироваться при отправке посылки.
После того, как номер ЭН был сформирован, заказ можно добавить в реестр “Новой Почты” с помощью специальной кнопки.
Также в блоке “Доставка” есть возможность распечатать электронную накладную, выбрав команду “Печать”.
Для удаления электронной накладной нажмите на кнопку “Удалить ЭН”.
Чтобы внести какие-либо изменения в ЭН, кликните по кнопке “Редактировать”.
Блок “Примечания” содержит дополнительную информацию о заказе, которая видна только менеджеру. Чтобы ее ввести, наберите сообщение в специальном поле и нажмите кнопку “Добавить примечание”.
Как только все данные о заказе будут введены, нажмите кнопку “Сохранить” в правом верхнем углу экрана.
После этого сделка появится в таблице. Открыть карточку любого заказа можно с помощью двойного клика или, зажав правую кнопку мышки, выбрать команду “Посмотреть". Удаление сделок происходит аналогичным способом.
Раздел “ПОКУПАТЕЛИ”¶
Данный раздел содержит всю доступную информацию о клиентах, включая ФИО, контактные данные и сделки. Здесь можно создавать, удалять или редактировать данные о покупателях.
Для изменения любой карточки клиента, достаточно кликнуть по ней левой кнопкой мышки и откроется окно редактирования. Чтобы удалить запись, нажмите правую кнопку мышки и выберите команду “Удалить”.
Добавить нового покупателя в систему можно с помощью кнопки “+”, расположенной в правом нижнем углу экрана.
В открывшемся окне введите ФИО, телефон и Email клиента. При необходимости, можно сразу же добавить сделку в карточку покупателя. Для этого нажмите кнопку “Добавить сделку” (подробнее о создании сделок читайте в разделе “Заказы”). После внесения данных кликните по кнопке “Сохранить”.
Раздел “НАСТРОЙКИ”¶
В этом разделе мы рассмотрим только вкладку “Статусы”, поскольку она имеет непосредственное отношение к работе менеджера. На этой странице отображены четыре группы стандартных статусов, каждый из которых имеет собственный цвет (не учитывается - белый, в обработке - синий, успешно реализовано - зеленый, отказ - красный).
Каждый новый заказ по умолчанию получает статус “Первичный контакт”, но можно выбрать другой из предложенного списка.
Вы также можете изменить цвет любого статуса. Для этого кликните по нему правой кнопкой мышки, чтобы открыть окно взаимодействия.
Выберите команду “Свой цвет” и укажите предпочтительный оттенок в палитре. Затем нажмите кнопку “Добавить в набор” и “ОК”.
После выполнения этих действий цвет статуса будет изменен.
Чтобы вернуть первоначальный оттенок, еще раз кликните по статусу правой кнопкой мышки и выберите команду “Цвет по умолчанию”.
Для создания нового статуса, нажмите кнопку “Создать статус”, расположенную внизу страницы.
В появившемся окне впишите название статуса и выберите группу, к которой он будет принадлежать. Затем нажмите кнопку “Создать”.
Новый статус должен появится на главной странице раздела.
Чтобы удалить существующий статус, кликните по нему правой кнопкой мышки и выберите соответствующую команду.
После того, как вы внесли все необходимые коррективы, обязательно нажмите кнопку “Сохранить”, расположенную в правом верхнем углу экрана.
Раздел “СКЛАД”¶
Раздел “Склад” содержит перечень товаров, загруженных в систему. Каждая из позиций представляет собой карточку, которая содержит подробную информацию о товаре (название, стоимость, вес, длина, ширина и т.п).
Для того, чтобы добавить новый товар, нажмите на кнопку “+”, расположенную в правом нижнем углу экрана.
Перед вами откроется карточка товара. Заполните пустые поля, загрузите изображение и нажмите кнопку “Сохранить”. Добавленная позиция отобразится в общей таблице.
Возле ID любого товара находится кликабельный элемент в виде трех вертикальных точек. Если вам необходимо редактировать или удалить какую-либо из позиций, нажмите на нее и выберите соответствующую команду.
Изменить наименование любого товара можно с помощью специального кликабельного элемента, расположенного рядом с название позиции.
